Повсеместная оптимизация и извлечение выгоды от использования трудовых ресурсов управленческой верхушкой приводит к тому, что рядовой сотрудник не может отвлечься от работы, например, уйти в отпуск. Задолженность перед сотрудниками по отпускам копится годами, так же копятся и нерешенные задачи. Коллеги, которые назначаются на временное исполнения обязанностей, в задачи отдыхающего сотрудника (из-за перегруженности) не вникают, их выполнение отсрочивают до будущих времён – до выхода основного сотрудника на работу. Высшая степень оптимизации – частичная подмена функционала одного сотрудника несколькими некомпетентными специалистами из других отделов, при этом результат – тот же. Возвращаясь из отпуска, первые недели, набравшемуся сил сотруднику, приходится отрабатывать и за себя, и за того парня.

Одна моя знакомая, которую не кем заменить из “стоящей очереди за забором”, решила всё-таки попытаться пойти в отпуск в соответствии с графиком отпусков и отгулять положенную задолженность за несколько лет. Как результат, она получила следующее провокационное письмо от руководителя:

Всем привет.

Галина, т.к. ты неожиданно собралась в очень длительный отпуск, причем этот отпуск идет разрез со всеми прошлыми нашими договоренностями пересекается с отпусками других сотрудников, то нам всем нужно к этому знаменательному событию заблаговременно подготовиться.

Был предложен следующий план, как нам сухими выйти из сложившейся ситуации. Альтернативных предложений не поступало. По этому будем следовать данному плану.

План:

  1. ) Определить круг сотрудников, которые могут замещать Галину в разрезе зон ответственности. Очень бы хотелось, чтобы в данном списке специалистов были не только Алексей и Николай, но и Екатерина с Фёдором Достоевским. Если на стольких человек размазать работы, то будет не избыточно напряжно. Не важно, что это работы не профиль конкретных специалистов. Проблема общая. Решать ее нужно всем вместе. Список работ необходимо запросить у Галины.
  2. ) Провести экспресс-обучение замещающих. Затребовать от Галины инструкции на типовые кейсы поддержки.
  3. ) Составить график выполнения работ Галины конкретным специалистом, с учетом отпусков и возможности сглаживания избыточной нагрузки на кого-то одного.
  4. ) Если же случится история, когда одновременно нужно будет решать проблемы в разных сервисах, а ресурсов при этом будет не хватать, необходимо определить шкалу приоритетности этих самых сервисов и предупредить высокое руководство, что в такие-то периоды возможно проседание и негатив.

Галина, просьба до конца дня, ответным письмом прислать:

  • список работ, которые ты выполняешь и которые упадут на команду в период твоего отсутствия;
  • ссылки на все имеющиеся инструкции для разрешения типовых кейсов в рамках задач поддержки, которые нужно будет выполнять. Инструкции должны быть сгруппированы в рамках конкретных работ, а не присланы большой “простыней”;
  • указать для каких ситуаций инструкций нет. Указать даты, когда будут подготовлены отсутствующие инструкции…

Ответить на данное письмо невозможно физически ни в течении 8 часов, ни в течении 20 дней. Это классический пример моббинга (морального давления) на одного сотрудника в крупной организации с миллиардными оборотами. Чтобы не томить читателя, скажу что Галина дала достойный публикации ответ:

Ответ на письмо

Николай Юрьевич,

извините за долгий ответ, направляю Вам ответы на поставленные вопросы, по пунктам:

  1. Список работ, которые ты выполняешь и которые упадут на команду в период твоего отсутствия;
    Мои трудовые обязанности изложены в должностной инструкции: администрирование прикладных и смежных систем. Справедливости ради отмечу, что к смежным системам относятся серверные операционные системы семейства Windows и Linux, сервера управления базами данных – Microsoft SQL Server, Postgres, электронный документооборот, работа с банк-клиентами, МЧД, сопровождение сдачи отчётности.
  2. Ссылки на все имеющиеся инструкции для разрешения типовых кейсов в рамках задач поддержки, которые нужно будет выполнять. Инструкции должны быть сгруппированы в рамках конкретных работ, а не присланы большой “простыней”;
    Для решения возникающих проблем я использую справочные системы, общение со специалистами других компаний на форумах, встроенной справочной системой, созваниваюсь сотрудниками технической поддержки, читаю техническую литературу. В случае возникновения проблем у пользователей – создаю специальные разделы справки в корпоративной базе знаний. Перепечатывать материалы форумов, книг в базу знаний – процесс затратный по времени и не целесообразный.
  3. Указать для каких ситуаций инструкций нет. Указать даты, когда будут подготовлены отсутствующие инструкции.
    К данному вопросу можно будет вернуться в тот момент, когда мной будет получен исчерпывающий перечень ситуаций, которые могут возникнуть в информационной системе от руководителя. Имея представление о выполняемом объеме работ можно будет прогнозировать временные затраты на техническое описание, кодификацию, публикацию.

С уважением,
Галина Семёнова

“Бал для Золушки” или перевод письма руководителя

Перевод “от Амиго” Оригинал
Привет “братиши”, вот что мы с ней сделаем.

Трудовой Кодекс – не Уголовный, можно нарушить.

Всем привет.
План “А” по замене Галины другими бездельниками, которые умеют кивать головушками на всё соглашаться и заботливо откладывают выполнение своих задач – провалился. Мы оказались в крайней степени не готовы к тому, что Галина будет сопротивляться и не откажется от летнего отпуска, не захочет во благо компании и других сотрудников отдыхать как и раньше в солнечном декабре или феврале.

Воспитай вину и манипулируй. Давление на жалость, совесть, исполнительские качества сотрудника.

Галина, т.к. ты неожиданно собралась в очень длительный отпуск, причем этот отпуск идет разрез со всеми прошлыми нашими договоренностями пересекается с отпусками других сотрудников, то нам всем нужно к этому знаменательному событию заблаговременно подготовиться.
Так как никто не понимает что происходит, предлагаю стихийный план про прикрытию наших пятых точек пятыми точками других сотрудников. Был предложен следующий план, как нам сухими выйти из сложившейся ситуации. Альтернативных предложений не поступало. По этому будем следовать данному плану.
Имитация бурной деятельности: План:
1.) Проводим корпоративное совещание, на котором путём жеребьевки определяем счастливчиков, которые будут замещать Галину.  И не важно, что многие из них не имеют допуска по информационной безопасности, о российском программном обеспечении видели только кошмарные сны.

Давайте как и раньше, поручим всем и всё, играть в футбол с мячиком из накапливающихся проблем “на стольких человек размазать работы, то будет не избыточно напряжно”. Как в армии, слепые станут снайперами.

Хьюстон у нас проблема. Решать ее нужно будет всем кроме меня, что конкретно делать – спросите у Галины.

Руководитель, написавший письмо, не имеет представления о трудовой функции, полигоне информационных систем и объеме выполняемых работ своего сотрудника.

1.) Определить круг сотрудников, которые могут замещать Галину в разрезе зон ответственности. Очень бы хотелось, чтобы в данном списке специалистов были не только Алексей и Николай, но и Екатерина с Фёдором Достоевским. Если на стольких человек размазать работы, то будет не избыточно напряжно. Не важно, что это работы не профиль конкретных специалистов. Проблема общая. Решать ее нужно всем вместе. Список работ необходимо запросить у Галины.
2.) Страной, между прочим, может управлять любая кухарка, а вот кухарку можно в конец затрахать глупыми вопросами от некомпетентных сотрудников, которым в рамках экспресс обучения необходимо будет рассказать курс информатики от А до Я.

Руководитель, написавший письмо, ищет способ переложить вину с себя на замещающего или отсутствующего сотрудника. Замечу, что Галина не является тренером, инструктором и в соответствии со своей должностной инструкцией не должна заниматься обучением персонала.

2.) Провести экспресс-обучение замещающих. Затребовать от Галины инструкции на типовые кейсы поддержки.
3.) Самое главное в работе руководителя – визуализация – в нашей компании, у лидера рынка, бардак – процесс управляемый, требует наличие графика. 3.) Составить график выполнения работ Галины конкретным специалистом, с учетом отпусков и возможности сглаживания избыточной нагрузки на кого-то одного.
4.) Усиление эффекта. Сам не смог воспитать чувство вины – призывай высшие силы, кара Богов небесных. Только надо понимать, что эта небесная кара касается автора письма а не конечного руководителя. 4.) Если же случится история, когда одновременно нужно будет решать проблемы в разных сервисах, а ресурсов при этом будет не хватать, необходимо определить шкалу приоритетности этих самых сервисов и предупредить высокое руководство, что в такие-то периоды возможно проседание и негатив.
Задание для Золушки, откровения руководителя: Галина, просьба до конца дня, ответным письмом прислать:
Галина, я хочу знать, почему ты такая незаменимая. Расскажи мне, наша благодетельница, чем таким ты три года в компании занимаешься, уникальная ты наша, что тебя заменить не возможно. список работ, которые ты выполняешь и которые упадут на команду в период твоего отсутствия;
Какая ты умничка, что писала манускрипты для коллег своих, в ситуации разные вникала, инструкции составляла и делилась с ними в базе знаний. Всё замечательно, всё прекрасно, но нам не достаточно того, что всё сгруппировано в электронной базе знаний и ищется контекстным поиском – скопируй всё в отдельный документ, сгруппируй и предоставь “труд” для изучения коллегам своим.

– А есть у Вас такой же халатик, но с перламутровыми пуговицами?

ссылки на все имеющиеся инструкции для разрешения типовых кейсов в рамках задач поддержки, которые нужно будет выполнять. Инструкции должны быть сгруппированы в рамках конкретных работ, а не присланы большой “простыней”;
Сама придумай себе работу, да придумай так, чтоб случилось только то, что ты сама себе на придумала. указать для каких ситуаций инструкций нет. Указать даты, когда будут подготовлены отсутствующие инструкции…
С пожеланием трудовых успехов на все майские и июньские праздники, до достижения пенсионного возраста С уважением,
Николай Юрьевич Пустовалов Николай Юрьевич Пустовалов