Законодательство РФ разрешает заключать сделки и подписывать документы дистанционно, например, путём подписания электронного договора. Сделка, заключенная в форме электронного документа, не имеет препятствий для обмена электронными документами в процессе исполнения. Не все контрагенты широко используют ЭДО, считая простую письменную форму более надёжным способом фиксации намерений. Опасения демонстрируют отстутствие осведомленности о том, как правильно заключить договор в электронном виде, чтобы и он, и другие сопутствующие сделке электронные документы имели юридическую силу.

Действующее законодательтсво

Гражданский кодекс Российской Федерации рассматривает электронный договор как один из вариантов письменного договора, который заключается путём составления и подписания сторонами одного документа. Стороны сделки вправе сами решать, в какой форме составлять договор — в бумажной или электронной. Исключение — случаи, когда закон предписывает заключать конкретную сделку только в определённой форме.

Помимо составления и подписания одного электронного договора, ГК РФ допускает заключение сделки путём обмена электронными документами, письмами или иными данными. Однако в этом случае для соблюдения письменной формы сделки обязательно должна быть обеспечена возможность воспроизведения содержания сделки на материальном носителе в неизменном виде. Кроме того, нужно обеспечить возможность достоверного определения сторон сделки и конкретных лиц, заключивших договор. Только в этом случае договор будет считаться подписанным.

С практической точки зрения составление и подписание одного документа — электронного договора — более простой, быстрый и надёжный способ заключения и оформления сделки. Фактически в этом случае сделка совершается точно так же, как и на бумаге, только договор стороны подписывают не собственноручно, а с использованием электронной подписи.

Юридическая сила электронных договоров

Чтобы снять любые вопросы относительно юридической силы договора и идентификации подписантов достаточно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Можно использовать и неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Однако её применение требует заключения сторонами соглашения об условиях (правилах) использования НЭП, а также о взаимном признании юридической силы НЭП и подписанных с её помощью документов. Применение сторонами договора квалифицированной ЭП соблюдения таких условий не требует. Юридически квалифицированная электронная подпись (КЭП) — полный аналог собственноручной. Соответственно, и подписанные КЭП электронные документы, включая электронный договор, имеют точно такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно бумажные документы.

Разумеется, юридическая сила электронного договора — это не только соблюдение требований, предъявляемых к подписи. Однако всем другим требованиям сделка должна отвечать независимо от того, заключена она в бумажном или электронном виде.

К таким требованиям относятся:

  • Соблюдение формы сделки, если требуется письменная форма, нотариальное удостоверение и (или) госрегистрация;
  • Соответствие условий сделки требованиям закона — наличие согласованных обязательных условий для сделки определённого вида и отсутствие оснований для признания сделки недействительной (ничтожной или оспоримой);
  • Соблюдение дополнительных условий, необходимых для заключения сделки, — согласование сделки (например, крупной сделки, сделки с заинтересованностью, сделки, требующей согласия супруга, законного представителя, залогодержателя и т. п.);
  • Наличие у лица, подписавшего договор, права на такое действие;
  • Юридическая сила документов, используемых сторонами в рамках исполнения сделки;
  • В процессе исполнения условий и обязательств по сделке стороны могут обмениваться различными документами. Например, счетами, накладными, закрывающими актами, претензиями и т. д. Эти документы также могут быть исполнены в электронном виде и точно так же, как и электронный договор, они должны иметь юридическую силу.

Применительно к электронным документам, которыми стороны обмениваются в ходе исполнения сделки, должны быть соблюдены требования:

  • К форме и содержанию документа — если документ относится к формализованным, для него законом или иным нормативно-правовым актом установлен конкретный формат;
  • К подписанту — им может выступать только лицо, которое имеет право подписывать конкретный документ;
  • К виду электронной подписи — некоторые документы можно подписывать только КЭП. Такое требование может быть предусмотрено и условиями договора по сделке;
  • К порядку и срокам, которые определены законом или договором для обмена документами;
  • Где и как подписать электронный договор;
  • Для перехода на дистанционное заключение сделок компаниям и предпринимателям необходимо специальное программное обеспечение и определённые технические возможности для составления и подписания электронных документов, а также обмена ими с контрагентами.

Для работы с электронными договорами и другими электронными документами можно использовать:

  • Учётные системы, в которых реализована возможность работы с электронными договорами и другими документами.
  • Системы электронного документооборота (ЭДО) — собственные или внешние.
  • Услуги операторов ЭДО.

Специальные программы или веб-сервисы, которые позволяют создавать или загружать электронные договоры и прочие документы, подписывать их электронной подписью и передавать контрагентам.

В некоторых случаях заключение сделок и подписание электронных договоров доступно только на конкретных площадках. Например, участие в коммерческих тендерах или госзакупках предполагает заключение и подписание контрактов с использованием функционала электронной торговой площадки. Там же проходит и обмен электронными документами.

При отсутствии возможности заключить сделку путём подписания одного электронного договора, можно использовать второй вариант — обмен подписанными электронными документами. В этом случае подойдут различные средства обмена, например электронная почта или мессенджер. Однако нужно учитывать, что порядок обмена документами, как при заключении сделки, так и в рамках её исполнения, должен быть отражён в условиях договора.

При подписании электронных договоров электронная подпись может по-разному связываться с подписанным документом. Этот момент нужно предусмотреть заранее, чтобы была возможность его реализовать, и у контрагента не возникло проблем с открытием документа и проверкой подписи.

Виды электронной подписи

Электронная подпись может быть:

  • Присоединённой — при создании такой подписи формируется новый файл с документом и подписью. Файл можно направить контрагенту, например, по электронной почте. Однако нужно обязательно учесть наличие у контрагента технической возможности (криптографической программы) для «извлечения» подписанного документа, его прочтения и проверки подписи. Иначе документ будет для него недоступен.
  • Отсоединённой — в отдельном файле с расширением .sig или .sgn, который имеет такое же название, как и файл, содержащий подписанный документ. Оба файла отсылают контрагенту вместе. У него будет возможность открыть и прочитать документ. Однако проверить электронную подпись он не сможет — для этого, опять же, понадобится специальная программа.
  • ЭП внутри документа. Такую подпись можно создать, например, в Microsoft Word, используя функцию «Добавить цифровую подпись» («Файл» – «Сведения» – «Защитить документ»). Для создания подписи дополнительно потребуется специальный плагин для Word (для версий 2010 и выше), а также программное средство для работы с ЭП. Чтобы у контрагента не возникло проблем с открытием и чтением документа, желательно чтобы версии Word совпадали.

С точки зрения практичности (скорость, надёжность, удобство), первые два варианта подходят лучше. Тем более, если документ и подпись создаются в учётной или иной информационной системе ЭДО.

Веселов Михаил в системе ЭДО

Реквизиты для поиска контрагента для обмена и подписания документов в системе ЭДО Контур.Диадок:

Веселов Михаил Петрович
Идентификатор участника ЭДО (GUID): 2BM-762402012670-20240130021349926034600000000