Каналы почтовой связи, системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства в компании или госучреждении. Почтовая связьи и СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы, при этом гарантируют подтверждение значимых фактов хозяйственной деятельности, например, при подготовке к совершению сделки, обеспечивают формирование подтверждённой правовой базы. Если надлежащий обмен документами между хозяйствующими субьектами не налажен формирование позиции при разрешении конкретных споров усложняется, правовая позиция смягчается наличием косвенных доказательств, факты становятся – предположениями.

До возникновения каких-либо разногласий корреспонденции не уделяется должного внимания, в основном, переписка с другой стороной изучается и является причиной возникновении спора разрешаемого в суде. Переписка может осуществляться различными способами. Например, суд может признать доказательством переписку между физическими лицами через социальные сети (мессенджеры), а также посредством электронной почты. Однако, для меня преимущественное значение имеет почтовая переписка или переписка с применением ЭДО, так как именно почтовая переписка открывает возможности для формирования предварительной позиции, которая может быть положена в основу претензии (требования) или искового заявления.

Сервисы Почты России позволяют направлять письма, подписанные УКЭП или ЭП от физических и юридических лиц, предоставляя необходимый набор средств отслеживания, при этом использование специальных средств ЭДО совершенно не обязательно.

Официальная переписка должна проводиться в любом случае, вне зависимости, осуществляется она в рамках договорных отношений, либо это единичный случай.

Правовой след

Безусловно необходимо на уровне договора установить официальные каналы связи, при этом важно сохранить тело пересылаемых сообщений, для того чтобы выстроить документы и факты в хронологическом порядке. В большинстве случаев, правильно выстроенная последовательность и полнота доводов, подкрепленная дружественной политикой разрешения спора позволят его погасить, недоразумение – устранить.

Если проблема не будет решена, то при обращении в суд или в вышестоящие учреждения «хлебные крошки» приведут к правильному установлению обстоятельств и помогут разрешить спор по существу. В переписке важно сохранять цепочку событий и отражать четкую привязку к спорной ситуации (к фактам), чтобы при разберательстве с привлечением правоохранительных органов, органов правосудия и госучреждений можно было обосновать свою позицию.

Независимо от характера спора, написание письма другой стороне – открытие возможности для дальнейшего совершения различных действий.